Как выбрать онлайн-кассу для ресурсоснабжающей организации?

Как выбрать онлайн-кассу для РСО?

Практически все ресурсоснабжающие организации (теплосети, водоканалы, энергосбытовые и газоснабжающие предприятия) уже знают о необходимости формирования фискальных чеков в соответствии с требованиями федерального закона 54-ФЗ, начиная с 01 июля 2019 г.

Об этом мы рассказывали на нашем вебинаре «Самое важное в законе 54-ФЗ для РСО».

Тем не менее, возникает много вопросов, наиболее частые из которых связаны с проблемой выбора программно-аппаратных средств для формирования и фискализации чеков. Поэтому в данной статье я отвечаю на следующие вопросы:

Что такое онлайн-кассы и «облачные» кассы, какую выбрать?
Что такое Фискальный накопитель, и почему это важно знать для РСО
Как рассчитать требуемое количество ККТ и стоимость владения ими
На что обращать внимание при выборе аппаратных и облачных ККТ

Что такое онлайн-кассы

Раньше кассовый аппарат выполнял три основных функции: пробить чек, распечатать его на кассовой ленте, и записать в память (сумму, дату, время) для последующей передачи в федеральную налоговую службу (ФНС).

Теперь же к понятию «касса» добавилось слово «онлайн». Онлайн ККТ – это аппараты, которые не просто запоминают чек, но сразу же отправляют его в базу ФНС.

Кроме того, появилось и новое понятие «Электронный чек». Теперь выдать чек плательщику можно не только в бумажном виде, но и в электронном, отправив его письмом на электронную почту или sms-сообщением на номер мобильного телефона. По требованию плательщика выдача электронного чека становится обязательной для продавца, зато при этом исчезает обязанность выдавать бумажный чек.

Дополню, что взаимодействие с базой ФНС происходит не напрямую через владельца кассового аппарата, а через Операторов фискальных данных (ОФД). Т.е. именно в организацию-ОФД отправляются данные о чеке и эта организация уже сама далее направляет чек в ФНС.

Что такое «облачные» кассы

Если вы принимаете наличные в офисе, то вариант с покупкой аппаратной онлайн-кассы является безальтернативным. Однако в случае с фискализацией банковских платежей, появляется два варианта, предполагающие разные схемы обмена с ФНС:

1. Непосредственное приобретение аппаратной онлайн-кассы, для установки в своём офисе (в серверной) или в точке обслуживания клиентов;

2. Аренда онлайн-кассы «в облаке». ККТ физически установлена у поставщика данной услуги, а не в вашем офисе. Вы постоянно обмениваетесь данными о поступивших оплатах, чтобы данный поставщик пробивал чеки.

Получается, что разница между аппаратной и «облачной» кассой – в праве собственности, месте установки и порядке обслуживания. В первом случае вы делаете всё за свой счёт, во втором платите за услугу вашему «облачному» арендодателю.

Покупка или аренда, в любом случае, вопрос с выбором правильной кассы остаётся открытым.

Самое важное – фискальный накопитель

Сначала – самое важное, что нужно учесть именно в РСО. В современных ККТ есть понятие «Фискальный накопитель», и очень важно разобраться с тем что это такое, потому что именно его стоимость значительно влияет на совокупную стоимость использования ККТ.

В состав ККТ всегда входит внутренняя память, в которой запоминаются все пробитые чеки (как флешка в смартфоне или жёсткий диск в компьютере), и называется эта память «Фискальный накопитель» (ФН).

У фискального накопителя есть 2 ограничения:

Срок службы: 13, 15 или 36 месяцев с момента регистрации в ФНС.
Объём памяти: на 125 000 или на 250 000 чеков (всего-то!), в зависимости от модели, при этом стоимость у них одинаковая.

При достижении одного из данных ограничений, фискальный накопитель перестанет принимать чеки, и его необходимо будет заменять в ККТ и выполнять процедуру перерегистрации ККТ в налоговой. При этом, израсходованный накопитель необходимо хранить в течение 5 лет.

Для РСО, выписывающих сотни тысяч чеков в месяц, настоятельно рекомендуется выбирать ФН с объёмом 250 000 чеков, чтобы снизить количество их замен. Поэтому до приобретения ФН сразу уточняйте их ограничения!

В данной статье мы не будем принимать во внимание Срок службы ФН, так как в РСО как правило поступает большое количество оплат от физ. лиц за один день и ограничение на количество фискальных документов будет наступать намного быстрее, чек ограничение срока службы.

Остальные важные критерии выбора ККТ

Эти вопросы вы должны обязательно задать поставщику ККТ или «облачному» арендодателю.

Основным критерием при выборе кассовой системы для РСО является Скорость формирования чека. Как быстро формируются чеки на конкретном кассовом аппарате, который предлагает поставщик? И в специфике работы РСО, лучше не рассматривать аппараты, у которых чек формируется дольше 2-х секунд. С помощью данного критерия мы определяемся с вопросом Какой конкретно аппарат\Какого поставщика облачных кассы выбрать.

Ещё один важный параметр, с которым скорее всего не должно возникнуть проблем – это формат фискальных документов, поддерживаемый ККТ. Дело в том, что формат 1.0 устарел, и не принимается в налоговой, а скоро может устареть и формат 1.05. Поэтому если вы покупаете кассу в собственность, лучше сразу рассчитывать на формат 1.1.

И наконец, рекомендуется выбирать ККТ, позволяющий отключить печать бумажных чеков. Иначе вы не достигнете хорошей скорости фискализации чеков и потратите много денег на кассовую ленту.

Расчёт количества ККТ

И конечно, все эти расчёты сильно завязаны на количество касс, которые вам понадобятся.

Поэтому сначала определитесь с вопросом: «Сколько касс взять?». А для этого вам надо узнать – какое пиковое количество чеков в сутки у вас бывает? Какое максимальное количество оплат, которые потребуют формирования чека, поступает к вам за день?

Рассчитывайте так, чтобы успевать вовремя формировать все чеки в течение дня.

Скажем, при производительности ККТ 2 секунды на чек, в день можно обработать 24*60*60/2 = 43 200 чеков. Если ваша пиковая нагрузка в самый загруженный день не превышает 40 000 чеков, то вам вполне хватит одной кассы на фискализацию банковских платежей.

И не забывайте о резервных ККТ на время замены ФН (2-3 дня) и на случай поломки.

Резервные кассы будут поочерёдно сменять основные на время смены фискального накопителя. Процесс работы будет выглядеть следующим образом:

Кассу № 1 запустили в работу. Касса № 2 находится в резерве;
Как только в Кассе № 1 заполнился ФН, запускаем в работу Кассу № 2.
В Кассе № 1 спокойно выполняем процесс замены ФН и перерегистрации ККТ в ФНС.
Как только в Кассе № 2 заполнился ФН, запускаем в работу Кассу № 1.
и т.д.

Если ваша пиковая нагрузка превышает одну кассу, не забудьте предусмотреть возможность разделения потоков фискальных чеков на несколько параллельно работающих ККТ. Такую возможность должна обеспечивать ваша биллинговая программа или «облачный» арендодатель.

Если вы принимаете наличные платежи от потребителей, вам потребуется отдельная аппаратная касса, установленная в вашем офисе. Закон требует, чтобы для наличных и безналичных платежей использовались разные кассы.

В таком случае, на Вашем предприятии будут использоваться как минимум 2 ККТ: одна для приёма налички от физлиц и вторая для обработки безналичных платежей (проходящие через банки и иных неплатёжных агентов).

Расчёт стоимости использования

Сколько это всё будет стоить? К данному вопросу необходимо подходить очень тщательно, так как на итоговую стоимость покупки\аренды влияют много составляющих:

Стоимость покупки\аренды ККТ;
Стоимость фискального накопителя;
Стоимость услуги по замене фискального накопителя;
Стоимость обслуживания аппарата техническим центром (если речь идёт о приобретённой ККТ, а не арендованной);
Стоимость подключения и настройки кассы на рабочем месте (если нет возможности выполнить это собственными силами);
Стоимость работы с ОФД за 1 месяц;
Стоимость ответственного хранения израсходованного фискального накопителя (если такая услуга предоставляется арендодателем);
Стоимость чековой ленты. При этом желательно выбирать аппараты, в которых можно отключить печать чека на бумаге;
Стоимость доработки вашей биллинговой программы для формирования правильных чеков;
Стоимость интеграции вашей биллинговой программы с аппаратной или облачной ККТ.

Пример расчёта стоимости

Дано:

Среднее количество чеков в месяц в организации 500 000 шт.
Пиковое количество платежей в самый загруженный день 40 000 шт.
Организация не принимает платежи от населения физически в офисе.

Вопросы:

Сколько касс необходимо подключить для формирования чеков?
Сколько потребуется фискальных накопителей в течение 1 года?
Сколько это будет стоить?

Решение:

1. Если производительность ККТ составляет 2 секунды на чек, то вполне достаточно одной кассы. Однако, т.к. во время замены ФН формировать чеки будет невозможно, необходимо подключить ещё одну резервную онлайн-кассу.

Итого: 2 ККТ, подключенных параллельно.

2. Если мы выбираем ФН на 250 000 чеков, то в месяц будет уходить 2 ФН. В год потребуется уже минимум 24 накопителя. Но так как ограничение 250 000 чеков является приблизительным и в него помимо чеков входят и иные фискальные документы, лучше взять ещё один ФН про запас.

Итого: 25 ФН на 1 год (можно докупать их постепенно)

3. Стоимость.

Рассчитаем два варианта стоимости – с аппаратной кассой (на примере «К1-Ф») и облачной кассой (на примере «1С-Рарус»).

№ п/п	Показатель	Физическая касса	Облачная касса
1	Стоимость аренды 2 облачных касс на 1 год (аренда 1 кассы на 1 месяц стоит условно 2000 руб.)	-	50 000 руб.
2	Стоимость 2 физических касс (стоимость 1 кассы без ФН 11 500 руб.)	23 000 руб.	-
3	Стоимость 25 фискальных накопителей (стоимость 1 ФН в среднем 6000 руб.)	150 000 руб.	147 000 руб.
4	Стоимость замены 23 фискальных накопителей (стоимость замены 1 ФН в среднем 1 500 руб.)	Выполняется собственными силами ИТ	34 500 руб.
5	Техническое обслуживание 2 физических касс на 1 год (обслуживание 1 кассы в среднем 6 000 руб.)	Выполняется собственными силами ИТ	Входит в сумму аренды
6	Услуги ОФД на 1 год	3000 руб.	Входит в сумму аренды
ИТОГО:		176 000 руб. + работа ИТ	231 500 руб. + интеграция

В данном примере мы рассматриваем модель кассового аппарата «К1-Ф», но, конечно, на рынке присутствует много различных моделей. Если на вашем предприятии учётная система реализована на базе 1С:Предприятие, то желательно выбирать совместимый с этой платформой аппарат. Список таких ККТ можно посмотреть на сайте фирмы 1С.

Выбор «облачного» арендодателя

Из расчёта видно, что основная статья расходов – это фискальные накопители, поэтому экономить на самой кассе не очень-то получается. Поэтому для РСО лучше всего выбрать облачную кассу, у которой по сравнению с аппаратной есть определённые преимущества:

Кассовые аппараты не занимают места на столе или в серверной;
Нет необходимости самостоятельно заниматься обслуживанием аппарата;
Нет необходимости самому заниматься заменой фискального накопителя;
Оборудование находится на балансе арендодателя и он обеспечивает работоспособность, и его оперативную замену в случае выхода из строя;
Многие арендодатели предоставляют дополнительные услуги, в т.ч.: отслеживание заполнения ФН, ответственное хранение заполненных ФН, статистику по пробитым чекам, услугу отправки электронных чеков плательщикам на e-mail или телефон, возможности по синхронизации данных с вашей биллинговой системой.

Ниже представлена таблица сравнения 3-х популярных облачных сервисов на 2 кассы:

Показатель	Атол	Рарус	Инитпро
Стоимостные показатели
Стоимость аренды 1 Онлайн-касс, 1 мес	2100	1 980	990
Стоимость аренды 2 Онлайн-касс на 1 год	50 400	47 520	23 760
Стоимость 1 ФН 15 мес.	6 300	5 880	6 400
Стоимость 25 ФН на 1 год	157 500	147 000	160 000
Замена 1 ФН	2 000	1 500	500
Замена 23 ФН (без учёта первичных ФН на 2 кассы)	46 000	34 500	11 500
Услуги ОФД, 1 мес.	0	0	0
ИТОГО на 1 год	253 900	229 020	195 260
Из них
Первоначальные затраты (внедрение + первый месяц аренды)	16 800	15 720	14 780
Последующие затраты до конца года (замена ФН, аренда касс)	237 100	213 300	180 480
Функциональные показатели
Статистика по чекам	+	+	+
Ответственное хранение ФН	+	+	+
Распределение очереди формирования чеков	+	-	+
Отправка чека клиенту	+	+	+